Mức cơ sở tiết kiệm là gì và vì sao quan trọng

Hỏi một nhà cung cấp rằng họ đã giúp bạn tiết kiệm bao nhiêu, bạn sẽ nhận được một con số. Hỏi tiếp "so với cái gì", không khí thường chùng xuống. Câu hỏi thứ hai đó chính là toàn bộ kỷ luật của việc lập mức cơ sở, và là bước tự bảo vệ quan trọng nhất mà người mua có thể làm trước khi bước vào bất kỳ hợp tác trả theo kết quả nào.

Mức cơ sở tiết kiệm là bản ghi bằng văn bản về chi phí hiện tại của một quy trình, được ghi nhận trước khi ai đó chạm vào nó. Nó không phải dự báo, không phải số liệu tham chiếu từ công ty khác, càng không phải ước tính dựng lại sau khi mọi việc đã xong. Nó là một phép đo, lấy từ chính hệ thống của bạn, được đóng băng trong một tài liệu có chữ ký của cả hai bên. Mọi tuyên bố tiết kiệm về sau đều được đối chiếu với nó. Mức cơ sở trung thực thì con số tiết kiệm trung thực. Mức cơ sở lỏng lẻo thì mọi con số phía sau đều trở thành chuyện thương lượng, và chuyện thương lượng luôn nghiêng về phía người cầm bút.

Mức cơ sở là tài liệu duy nhất trong một thỏa thuận trả theo kết quả bảo vệ người mua và nhà cung cấp ngang nhau, vì nó loại bỏ cuộc tranh cãi trước khi tranh cãi kịp bắt đầu.

Những gì cần đưa vào mức cơ sở

Bốn nhóm chỉ số bao quát phần lớn công việc vận hành, và tất cả phải được thể hiện bằng con số tuyệt đối thay vì tỷ lệ.

Chi phí đơn vị. Một đơn vị công việc tốn bao nhiêu: số đô la cho mỗi hóa đơn được xử lý, mỗi đơn hàng được soạn, mỗi hồ sơ được giải quyết. Tính đủ, gồm nhân công, phần mềm và cả phần làm lại.

Thời gian xử lý. Một đơn vị công việc mất bao lâu từ đầu đến cuối, tính bằng phút, giờ hoặc ngày. Không phải con số trung bình mà đội ngũ nhớ mang máng, mà là con số dấu thời gian trong hệ thống cho thấy.

Sản lượng. Mỗi tuần hoặc mỗi tháng có bao nhiêu đơn vị công việc chạy qua. Sản lượng là hệ số nhân biến cải thiện trên từng đơn vị thành con số đô la, nên phải được chốt cẩn thận không kém gì chi phí.

Số lỗi. Bao nhiêu trường hợp phải làm lại, tính bằng số đếm chứ không phải tỷ lệ: tháng trước có bốn mươi mốt hóa đơn bị trả về để sửa, chứ không phải "một phần nhỏ". Số đếm tuyệt đối trụ vững qua kiểm toán. Tỷ lệ mở đường cho tranh cãi về mẫu số.

Thực tế trông như thế này. Một nhà phân phối tầm trung lập mức cơ sở cho quy trình xuất hóa đơn: mỗi hóa đơn tốn 45 phút công và 14 đô la chi phí tính đủ, trên 900 hóa đơn mỗi tháng. Viết ra giấy, đó là 675 giờ công và 12.600 đô la mỗi tháng, tương đương khoảng 151.000 đô la mỗi năm, cho một quy trình hậu văn phòng duy nhất. Giả sử tự động hóa sau đó đưa chi phí về 6 đô la và thời gian về 15 phút mỗi hóa đơn. Khoản tiết kiệm là 8 đô la mỗi hóa đơn, 7.200 đô la mỗi tháng, khoảng 86.000 đô la mỗi năm, cùng 450 giờ công trả lại cho đội ngũ hằng tháng. Từng con số trong đó đều truy về hai con số đã được viết ra trước khi dự án bắt đầu. Không có mức cơ sở, cùng dự án ấy sẽ tạo ra một cuộc tranh luận thay vì một kết quả.

Khi nào phải chốt mức cơ sở

Trước khi bất kỳ thay đổi nào được triển khai. Đây không phải sở thích mà là quy luật vật lý. Một khi cải tiến đã vận hành, quy trình cũ không còn tồn tại để đo. Ai dựng lại nó sau đó cũng chỉ làm việc với trí nhớ, dữ liệu trích xuất dở dang và động cơ riêng. Mức cơ sở lập sau khi triển khai chỉ là một ước tính khoác áo phép đo.

Chốt nghĩa là tài liệu đã hoàn chỉnh, được cả hai bên ký, có ghi ngày, và dữ liệu gốc được lưu ở nơi khách hàng luôn truy cập được. Từ thời điểm đó, các con số đứng yên. Thông tin mới không sửa lại mức cơ sở; nó được ghi nhận làm bối cảnh cho giai đoạn kiểm chứng.

1. 1Thống nhất các chỉ số: chi phí đơn vị, thời gian xử lý, sản lượng, số lỗi
2. 2Trích xuất mười hai tháng dữ liệu gốc từ hệ thống do khách hàng kiểm soát
3. 3Tính toán các con số và ghi chú yếu tố mùa vụ
4. 4Lập danh mục loại trừ: các khoản tiết kiệm đã lên kế hoạch, đã vào ngân sách hoặc đã ký hợp đồng
5. 5Hai bên ký và ghi ngày vào tài liệu
6. 6Chỉ sau khi ký, thay đổi mới được triển khai

Ba chiêu trò quanh mức cơ sở

Những người mua từng chịu thiệt trong các dự án "tiết kiệm" hầu như không bị qua mặt ở khâu đo lường. Họ bị qua mặt ở khâu mức cơ sở, từ nhiều tháng trước đó, thường bằng một trong ba chiêu sau.

Mục tiêu di động. Nhà cung cấp giữ mức cơ sở ở dạng nói miệng, rồi mới chốt sau khi có kết quả, chọn phiên bản "trước" nào khiến "sau" đẹp nhất. Mức cơ sở bằng văn bản hóa giải trọn vẹn chiêu này: con số "trước" đã được ký và ghi ngày khi chưa ai biết con số "sau" sẽ ra sao.

Chọn mùa cao điểm. Mức cơ sở được lấy từ giai đoạn tốn kém nhất trong năm, để các tháng bình thường về sau nghiễm nhiên thành cải thiện. Một nhà bán lẻ lấy tháng Mười Hai làm mốc sẽ "tiết kiệm" đều đặn mỗi tháng Hai mà chẳng ai phải thay đổi gì. Cách phòng vệ là cửa sổ dữ liệu mười hai tháng với yếu tố mùa vụ được ghi rõ ngay trong tài liệu. Một tháng dữ liệu là một tấm ảnh chụp; một năm mới là một mức cơ sở.

Khoản tiết kiệm đằng nào cũng đến. Mức giảm giá đã ký với nhà cung ứng bắt đầu có hiệu lực, một vị trí nghỉ hưu theo kế hoạch làm giảm nhân sự, một dự án chuyển đổi hệ thống duyệt từ năm ngoái về đích, và nhà cung cấp tính hết vào thành tích của mình. Cách phòng vệ là danh mục loại trừ viết thẳng vào mức cơ sở: mọi khoản tiết kiệm đã có kế hoạch, đã vào ngân sách hoặc đã ký hợp đồng đều được nêu tên và gạt ra từ đầu. Việc gì sẽ xảy ra dù không có dự án thì không được tính là kết quả của dự án.

Hãy để ý điểm chung. Cả ba chiêu đều cần sự mập mờ về điểm xuất phát. Một mức cơ sở được viết ra, có ngày, có điều chỉnh mùa vụ và minh bạch về loại trừ sẽ xóa sự mập mờ đó, và xóa luôn cả ba chiêu.

Người mua cần yêu cầu được xem gì

Trước khi ký bất kỳ thỏa thuận trả theo kết quả nào, người mua phải cầm được một tài liệu duy nhất chứa: các chỉ số bằng con số tuyệt đối; nguồn dữ liệu và phương pháp tính từng con số; cửa sổ mười hai tháng có ghi chú mùa vụ; danh mục loại trừ; và hai chữ ký kèm ngày ký đứng trước mọi thay đổi được triển khai. Khách hàng cũng nên giữ một bản sao nguyên vẹn của dữ liệu gốc.

Còn một phép thử nữa để phân biệt nhà cung cấp nghiêm túc: hãy hỏi ai chịu chi phí nếu mức cơ sở cho thấy cơ hội nhỏ hơn lời chào hàng. Tại Qonnex, phần phân tích và rà soát chiến lược là miễn phí; ngoài phần đó, bạn không trả tiền trừ khi tồn tại khoản tiết kiệm đã được kiểm chứng. Cách mức cơ sở đi vào khâu đo lường và kiểm chứng được trình bày tại cách chúng tôi làm việc.

Một nhà cung cấp né tránh việc viết mức cơ sở ra giấy đang cho bạn biết dự án sẽ kết thúc thế nào. Một nhà cung cấp đòi viết nó ra trước cả khi bạn kịp yêu cầu cũng đang cho bạn biết một điều. Hãy chọn theo đó.