Doanh nghiệp tầm trung mất tiền vào việc thủ công ở đâu

Không ai lập ngân sách cho công việc thủ công. Nó không bao giờ xuất hiện thành một dòng chi tiêu, vì nó được trả bằng quỹ lương mà công ty đằng nào cũng phải trả. Một nhà cung cấp tính vượt 17.000 đô la mỗi tháng sẽ bị thay chỉ trong một quý. Cùng số tiền đó mất vào việc gõ lại, đôn đốc và lắp ráp báo cáo thì tồn tại năm này qua năm khác.

Công việc thủ công không bao giờ gửi hóa đơn, và chính vì thế nó sống sót qua mọi kỳ rà soát ngân sách.

Trong các hoạt động vận hành mà chúng tôi phân tích, khoản thất thoát dồn về năm chỗ. Dưới đây là từng chỗ, kèm con số minh họa cho một công ty giả định 120 người, với chi phí lao động đầy đủ 40 đô la một giờ, tương đương mức lương 65.000 đô la một năm sau khi cộng phúc lợi và chi phí chung.

Nhập lại dữ liệu giữa các hệ thống

30 giờ

Chu trình báo cáo thủ công

25 giờ

Xử lý hóa đơn và chứng từ

20 giờ

Chuỗi phê duyệt

15 giờ

Theo dõi khách hàng bằng trí nhớ

10 giờ

Nhập lại dữ liệu giữa các hệ thống

Hệ thống bán hàng, kế toán, kho và chăm sóc khách hàng được mua vào những thời điểm khác nhau, nên con người trở thành lớp kết nối. Một đơn hàng chốt ở hệ thống này được gõ lại vào hai hệ thống khác. Một khách hàng mới được tạo ba lần.

Chi phí ẩn đi vì mỗi thao tác đều nhỏ. Chín mươi giây chỗ này, bốn phút chỗ kia, rải trên hàng chục người, và không ai trong số họ tự mô tả công việc của mình là gõ lại dữ liệu. Còn một khoản thứ hai: mỗi trường dữ liệu gõ lại là một cơ hội phát sinh sai sót, và sai sót lại đẻ ra việc phải sửa ở khâu sau.

Ví dụ tính thử: sáu người ở bộ phận vận hành bán hàng, tài chính và kho, mỗi người mất năm giờ mỗi tuần để chuyển dữ liệu giữa các hệ thống. Tổng cộng 30 giờ mỗi tuần, khoảng 5.200 đô la mỗi tháng, chừng 62.000 đô la mỗi năm, cho công việc không tạo ra thứ gì mới.

Phiên bản tự động: các hệ thống được kết nối để một trường dữ liệu nhập một lần sẽ tự chảy đến mọi nơi cần nó. Đơn hàng có mặt trong kế toán ngay khi được chốt bên bán hàng. Ba mươi giờ kia không co lại; chúng biến mất, cùng với toàn bộ lỗi gõ nhầm.

Chu trình báo cáo thủ công

Mỗi tháng, các trưởng bộ phận xuất bảng tính, dán vào mẫu, đối chiếu những con số tổng không khớp nhau, rồi trình bày lại cho cuộc họp lãnh đạo. Đến lúc ai đó nhìn thấy, số liệu đã cũ vài ngày.

Chi phí ẩn trong lương quản lý, nghĩa là lớp lao động đắt nhất công ty đang làm phần việc ít giá trị nhất của vai trò mình. Lắp ráp báo cáo trông giống sự tận tụy, nên hiếm khi bị chất vấn.

Ví dụ tính thử: năm trưởng bộ phận, mỗi người mất ba giờ mỗi tuần kéo và đối chiếu số liệu, cộng một chuyên viên phân tích mất mười giờ mỗi tuần lắp bộ báo cáo tháng. Tính tròn 25 giờ mỗi tuần, khoảng 4.300 đô la mỗi tháng. Khoản sâu hơn là độ trễ ra quyết định: vấn đề lộ ra từ ngày mùng hai của tháng nhưng đến tuần thứ tư mới được xử lý.

Phiên bản tự động: bảng điều khiển lấy dữ liệu trực tiếp, bộ báo cáo tháng tự lắp ráp. Các quản lý dành thời gian bàn xem con số nói lên điều gì, thay vì ngồi tạo ra chúng.

Chuỗi phê duyệt

Đề nghị mua hàng, duyệt chiết khấu, ký hợp đồng. Mỗi thứ nằm chờ trong một hộp thư đến khi có người nhớ ra, và một người khác dành một phần ngày làm việc để hỏi nó đang ở đâu.

Chi phí này ẩn hai lần. Việc đôn đốc là lao động vô hình, còn sự chờ đợi là lực cản vô hình: báo giá hết hạn, đơn hàng giao trễ, và tiền vận chuyển hỏa tốc phát sinh chỉ vì một phê duyệt thường lệ nằm im sáu ngày.

Ví dụ tính thử: trên toàn công ty, nhân viên mất 15 giờ mỗi tuần để kiểm tra trạng thái và nhắc người duyệt, khoảng 2.600 đô la mỗi tháng. Cộng thêm chi phí cứng của sự chậm trễ, như vận chuyển gấp và báo giá nhà cung cấp hết hiệu lực, con số thật còn cao hơn.

Phiên bản tự động: đề nghị được định tuyến theo quy tắc. Khoản nào dưới ngưỡng đã thống nhất thì tự duyệt, phần còn lại đến đúng người kèm thời hạn, và mục nào quá hạn sẽ tự leo thang. Thời gian phê duyệt rút từ vài ngày xuống vài giờ, và không ai phải đi đôn đốc ai.

Xử lý hóa đơn và chứng từ

Hóa đơn nhà cung cấp về qua tệp đính kèm email. Ai đó mở từng tệp, gõ vào phần mềm kế toán, khớp với đơn đặt hàng, rồi lưu trữ. Hợp đồng và phiếu giao hàng đi cùng một con đường.

Chi phí ẩn trong một vị trí mà ai cũng mặc định là cần thiết, cộng thêm dòng chảy nhỏ giọt của các khoản thiệt: tiền chậm thanh toán khi hóa đơn nằm trong hộp thư, và chiết khấu thanh toán sớm bị bỏ lỡ vì cùng lý do.

Ví dụ tính thử: khoảng 400 hóa đơn nhà cung cấp mỗi tháng, mỗi tờ tám phút, cộng phần xử lý hợp đồng và phiếu giao hàng, ra chừng 20 giờ mỗi tuần, khoảng 3.500 đô la mỗi tháng, trước khi tính bất kỳ khoản thiệt hay chiết khấu bỏ lỡ nào.

Phiên bản tự động: phần mềm đọc chứng từ, tự khớp với đơn đặt hàng và hạch toán không cần bàn tay người. Con người chỉ xử lý ngoại lệ, thường chưa đến một phần mười số chứng từ.

Theo dõi khách hàng bằng trí nhớ

Ngày gia hạn, báo giá đang mở, lời hứa gọi lại. Ở nhiều doanh nghiệp tầm trung, những thứ này nằm trong đầu và sổ tay của nhân viên phụ trách khách hàng, và cơ chế ấy chạy tốt cho đến ngày nó hỏng.

Đây là chỗ rò rỉ mà lao động chỉ là nửa nhỏ của chi phí. Số giờ ngồi rà xem ai cần được gọi thì đo được; hợp đồng gia hạn không ai gọi thì không, cho đến khi khách hàng rời đi.

Ví dụ tính thử: nhân viên phụ trách khách hàng mất 10 giờ mỗi tuần rà soát danh sách và dựng lại xem đã hứa gì với ai, khoảng 1.700 đô la mỗi tháng. Chỉ cần một hợp đồng gia hạn 20.000 đô la bị bỏ lỡ trong năm, chi phí lao động kia lập tức thành số lẻ.

Phiên bản tự động: việc theo dõi được kích hoạt từ ngày tháng và sự kiện, không phải từ trí nhớ. Hợp đồng còn 90 ngày nữa đến hạn thì một đầu việc tự mở ra. Báo giá không ai chạm vào suốt một tuần thì hệ thống nhắc gọi. Không có gì phụ thuộc vào việc ai đó phải nhớ điều gì.

Cách tự đo lỗ hổng trong doanh nghiệp của bạn

Công ty minh họa mất khoảng 100 giờ mỗi tuần trên năm khu vực, tương đương hai người rưỡi làm toàn thời gian, hơn 200.000 đô la mỗi năm. Con số của bạn sẽ khác, và bạn có thể tự tính một phiên bản đủ vững trong một tuần với ba phép đếm.

Đếm điểm bàn giao. Chọn ba quy trình phổ biến nhất và đếm mọi điểm mà công việc dừng lại chờ một người đẩy tiếp. Mỗi điểm bàn giao là thời gian xếp hàng cộng thời gian đôn đốc.

Đếm trường dữ liệu gõ lại. Lần theo một đơn hàng, một hóa đơn và một khách hàng mới xuyên qua các hệ thống. Mỗi trường phải gõ lần thứ hai là công việc kết nối hệ thống đang được làm bằng tay, trả theo lương, kèm theo một tỷ lệ sai sót.

Đếm giờ lắp ráp báo cáo. Hỏi từng quản lý xem các báo cáo định kỳ mất bao nhiêu giờ mỗi tháng, rồi cộng lại. Con số này khiến gần như mọi ban lãnh đạo bất ngờ khi lần đầu thu thập.

Nhân tổng số giờ với chi phí lao động đầy đủ theo giờ, rồi nhân 52. Đó là kích thước lỗ hổng của bạn, và mọi nỗ lực tự động hóa nên được đánh giá dựa trên con số ấy. Mảng hiệu quả vận hành của chúng tôi bắt đầu từ đúng phép tính này, và một bản phân tích miễn phí sẽ đưa ra các phép đếm ấy từ chính hoạt động của bạn. Về chi phí: phần phân tích và rà soát chiến lược là miễn phí, và sau đó bạn không trả gì trừ khi tồn tại khoản tiết kiệm đã được kiểm chứng. Chi tiết cơ chế nằm ở trang cách chúng tôi làm việc.