Năm dấu hiệu vận hành đã sẵn sàng cho AI

Phần lớn các bài đánh giá mức độ sẵn sàng cho AI bắt đầu sai chỗ. Họ rà soát máy chủ, hạ tầng dữ liệu, năng lực kỹ thuật, rồi kết luận rằng doanh nghiệp tầm trung cần một năm chuẩn bị trước khi AI giúp được gì. Trên thực tế, những yếu tố dự báo mạnh nhất cho một dự án AI thành công nằm ở vận hành, không phải công nghệ. Chúng hiện rõ trong cách công ty đang làm việc mỗi ngày, và tất cả đều kiểm tra được trong một buổi chiều mà không cần viết một dòng code nào.

Dưới đây là năm dấu hiệu quan trọng nhất, và hai dấu hiệu cho thấy bạn nên xử lý việc khác trước.

Dấu hiệu một: nhân viên mô tả được quy trình từng bước

Nếu người xử lý hóa đơn nhà cung cấp có thể kể lại toàn bộ công việc từ lúc hóa đơn đến cho tới lúc được duyệt, quy trình đó là ứng viên cho tự động hóa. Nếu cứ hai bước lại một câu "còn tùy," thì việc cần làm chưa phải là tự động hóa; việc cần làm là ghi lại các quy tắc ra quyết định đang nằm trong đầu một người.

Cách kiểm tra trong một buổi chiều: ngồi cùng người trực tiếp làm và nhờ họ kể lại một ca thực tế, từ đầu đến cuối, trong khi bạn ghi chép. Nếu câu chuyện mạch lạc trong hai mươi phút, bạn có một mục tiêu chín muồi. Nếu nó vỡ vụn thành các ngoại lệ, hãy ghi hết ngoại lệ xuống. Danh sách đó mới là quy trình thật, và văn bản hóa nó vốn dĩ là sản phẩm đầu tiên của bất kỳ dự án nghiêm túc nào.

Dấu hiệu hai: công việc đổ về theo hàng đợi

Ticket, hóa đơn, đơn hàng, hồ sơ, yêu cầu bồi hoàn. Công việc theo hàng đợi có ba đặc tính mà tự động hóa rất ưa: điểm bắt đầu rõ, đầu vào rõ, và định nghĩa "xong" rõ. Một công ty mà công việc vận hành chảy qua các hàng đợi thì về cấu trúc dễ cải thiện hơn hẳn một công ty mà việc đến qua những cuộc trao đổi ngoài hành lang.

Cách kiểm tra trong một buổi chiều: đi một vòng qua các hộp thư chung và các hệ thống, đếm số hàng đợi. Với mỗi hàng đợi, ước lượng số việc mỗi tuần và thời gian xử lý mỗi việc. Một hàng đợi nhận hai trăm việc mỗi tuần, mỗi việc mười phút, tương đương khoảng ba mươi ba giờ lao động hàng tuần, và giờ bạn biết chính xác nó nằm ở đâu.

Dấu hiệu ba: quyết định dựa trên vài nguồn dữ liệu quen thuộc

AI không cần dữ liệu hoàn hảo. AI cần dữ liệu nhất quán. Nếu các quản lý của bạn ra quyết định vận hành từ cùng hai ba hệ thống, một phần mềm kế toán, một hệ thống bán hàng, một bảng tính cả công ty tin dùng, thì bất kỳ hệ thống nào xây lên cũng có nền vững để đứng. Nếu mỗi quyết định đều bắt đầu bằng cảnh ai đó ngồi đối chiếu bốn bản xuất dữ liệu vênh nhau, thì chính việc đối chiếu ấy là dự án đầu tiên.

Cách kiểm tra trong một buổi chiều: liệt kê mười quyết định vận hành gần nhất của đội ngũ và truy xem con số đến từ đâu. Nếu phần lớn dẫn về hai ba nguồn, bạn đạt. Nếu dấu vết đứt giữa chừng, bạn vừa tìm ra một thứ đáng sửa, dù có làm AI hay không.

Dấu hiệu bốn: đội ngũ đã than phiền về những việc cụ thể

Có một khác biệt rất đáng tin giữa "bọn em quá tải" và "chiều thứ Năm nào em cũng mất trọn buổi gõ lại hóa đơn nhà cung cấp vào phần mềm kế toán." Câu đầu là vấn đề tinh thần. Câu sau là một đầu việc có thể giao ngay.

Lời than phiền là một tấm bản đồ. Một đội ngũ càu nhàu về những việc lặp lại cụ thể đang chỉ thẳng vào các mục tiêu tự động hóa sinh lợi nhất mà công ty sở hữu.

Cách kiểm tra trong một buổi chiều: hỏi từng người một câu duy nhất: nếu được xóa một việc lặp lại khỏi tuần làm việc, bạn xóa việc nào? Ai trả lời trong vài giây, và nêu đúng những việc mà đồng nghiệp cũng nêu, đang trao cho bạn một danh sách ưu tiên sẵn. Câu trả lời mơ hồ thường có nghĩa nỗi đau nằm ở tổ chức chứ không nằm ở quy trình, và đó là một bài toán khác.

Dấu hiệu năm: có người chủ quy trình sẵn sàng thay đổi, không chỉ thêm công cụ

Mọi dự án tự động hóa thất bại mà chúng tôi từng xem lại đều chung một mẫu số: công cụ được thêm vào, quy trình giữ nguyên, và đội ngũ vẫn duy trì một bản thủ công chạy song song "cho chắc." Kết quả tất yếu là khối lượng công việc nhân đôi. Những dự án sinh lời đều có một người chủ, thường là trưởng bộ phận, sẵn sàng bỏ hẳn các bước thừa chứ không chỉ làm chúng nhanh hơn.

Cách kiểm tra trong một buổi chiều: hỏi người chủ quy trình rằng nếu đội của họ tăng gấp đôi hoặc giảm một nửa chỉ sau một đêm, họ sẽ thiết kế lại thế nào. Người đã có sẵn bản thiết kế lại trong đầu là một nhà bảo trợ. Người bảo vệ tỉ mỉ thiết kế hiện tại đang lịch sự nói với bạn rằng quy trình sẽ không thực sự thay đổi.

1. 1Chọn một quy trình chạy ít nhất mỗi tuần
2. 2Nhờ người trực tiếp làm kể lại từng bước
3. 3Đếm số hàng đợi mà công việc phải nằm chờ
4. 4Liệt kê các nguồn dữ liệu chạm đến trên đường đi
5. 5Hỏi từng người trong đội: muốn xóa việc nào nhất
6. 6Viết ra 'tốt hơn' nghĩa là gì, bằng con số

Hai dấu hiệu cho thấy bạn chưa sẵn sàng

Quy trình thay đổi hàng tuần. Tự động hóa cần một mục tiêu ổn định. Nếu cách xử lý đơn hàng của bạn đã đổi ba lần trong quý này, hãy chuẩn hóa trước. Nhờ ba người mô tả cùng một quy trình; nếu nhận về ba câu trả lời khác nhau, quy trình đó chưa ổn định, và không hệ thống nào xây trên đó sống quá một tháng. Tin tốt là: chuẩn hóa một quy trình bất ổn thường tự nó tạo ra khoản tiết kiệm, trước cả khi công nghệ xuất hiện.

Không ai nói được "tốt hơn" nghĩa là gì bằng con số. Số giờ tiết kiệm mỗi tuần, số ngày rút khỏi một chu trình, số lỗi giảm từ mười hai mỗi tháng xuống còn hai. Nếu không ai hoàn thành được câu "quy trình này hiện mất X và tốn Y, thành công nghĩa là Z," thì không kết quả nào kiểm chứng được, và dự án không kiểm chứng được sẽ trôi dạt cho đến khi ai đó lặng lẽ hủy nó. Cách sửa rất rẻ: đo hiện trạng trong hai tuần trước khi quyết định bất cứ điều gì.

Mức độ sẵn sàng rất rẻ để kiểm chứng

Hãy để ý những thứ vắng mặt trong danh sách này: chọn mô hình nào, chiến lược đám mây ra sao, đội khoa học dữ liệu ở đâu. Những câu hỏi đó rồi sẽ quan trọng, nhưng chúng được trả lời bên trong một dự án, không phải trước đó. Bản thân mức độ sẵn sàng là một tập dữ kiện về vận hành của bạn, và dữ kiện thì rẻ để thu thập.

Một buổi chiều với những câu hỏi ở trên sẽ cho bạn phần lớn câu trả lời. Một phân tích có cấu trúc, do những người đã chạy bài kiểm tra này qua nhiều công ty thực hiện, sẽ cho bạn phần còn lại, kể cả hàng đợi nào đang gánh nhiều chi phí thu hồi được nhất. Đó là lý do chúng tôi luôn bắt đầu bằng phân tích: phần phân tích và rà soát chiến lược là miễn phí; sau đó, bạn không trả gì trừ khi có khoản tiết kiệm đã được kiểm chứng. Chi tiết nằm ở trang cách chúng tôi làm việc.

Nếu bốn hay năm dấu hiệu ở trên nghe giống vận hành của bạn, kết luận thẳng thắn là chờ đợi cũng có giá của nó, đo bằng ba mươi ba giờ mỗi tuần đang nằm trong hàng đợi kia. Còn nếu hai dấu hiệu cảnh báo nghe quen hơn, bạn cũng vừa học được một điều hữu ích: biết phải sửa gì trước, và không việc nào trong số đó cần đến AI.