Cách chọn công ty tư vấn AI
Bảy câu hỏi giúp phân biệt đơn vị làm thật với bên chỉ giỏi thuyết trình, kèm dấu hiệu nhận biết câu trả lời tốt và câu trả lời đáng ngại.
Austin Vu · Managing Partner, Qonnex
Một doanh nghiệp tầm trung đi tìm đối tác tư vấn AI hôm nay sẽ gặp hàng loạt bộ hồ sơ gần như giống hệt nhau: một biểu đồ mức độ trưởng thành, một tình huống thành công của công ty lớn gấp mười lần mình, và một con số tiết kiệm dự kiến không kèm phương pháp tính. Các bộ hồ sơ giống nhau vì làm hồ sơ thì rẻ. Sự khác biệt giữa các công ty chỉ lộ ra khi bạn hỏi những câu mà bộ hồ sơ không được thiết kế để trả lời.
Bảy câu hỏi dưới đây làm được phần lớn việc đó. Với mỗi câu, hình dáng của một câu trả lời tốt và một câu trả lời đáng ngại đều có thể đoán trước, và chính điều đó khiến chúng hữu dụng.
Cách chọn thông thường
- Lập danh sách theo danh tiếng
- Ngồi nghe thuyết trình
- So sánh các bản đề xuất
- Chọn bên trình bày hay nhất
- Đến lúc triển khai mới biết thực hư
Cách chọn dựa trên bằng chứng
- Yêu cầu bản chẩn đoán trước
- Xem kết quả trên chính số liệu của mình
- Chốt mốc chuẩn và cách đo
- Gặp đúng đội ngũ sẽ triển khai
- Ký hợp đồng có lối ra rõ ràng
1. Cho tôi xem bản chẩn đoán trước khi thuyết trình được không?
Hãy đề nghị công ty khảo sát vận hành của bạn và trình bày phát hiện trước khi bàn bất kỳ đề xuất nào.
Câu trả lời tốt nghe như sau: "Chúng tôi dành hai đến ba tuần đi vào quy trình và dữ liệu của anh chị, rồi trình bày những gì tìm thấy bằng chính con số của anh chị. Nếu phát hiện quá mỏng, chúng tôi sẽ nói thẳng và dừng ở đó." Bản phát hiện phải nêu được quy trình cụ thể, số giờ cụ thể, số tiền cụ thể.
Câu trả lời đáng ngại nghe như sau: "Phương pháp của chúng tôi là bí quyết riêng", hoặc một bản đề xuất xuất hiện trước khi có ai nhìn vào doanh nghiệp của bạn, trích dẫn kết quả mà công ty khác đạt được. Một dự phóng xây trên vận hành của người khác là tờ quảng cáo, không phải bản chẩn đoán.
Công ty tự tin vào chẩn đoán sẽ cho bạn xem bản chẩn đoán. Công ty chỉ tự tin vào quy trình bán hàng sẽ cho bạn xem bộ hồ sơ.
2. Kết quả sẽ được đo thế nào, và ai là người đo?
Đây là câu hỏi người mua hay bỏ qua nhất, và cũng là câu quyết định việc bạn có bao giờ biết mình đã mua được gì hay không.
Câu trả lời tốt: một mốc chuẩn được chốt bằng văn bản trước khi bắt đầu, kết quả đo trên chính sổ sách và dữ liệu hệ thống của bạn, và đội của bạn rà soát con số trước khi quyết toán bất kỳ khoản nào. Bạn phải có thể đưa cách đo đó cho giám đốc tài chính của mình và họ dò lại được từng dòng.
Câu trả lời đáng ngại: một bảng theo dõi do bên bán tự dựng và tự kiểm soát, những "câu chuyện giá trị", hoặc khoản tiết kiệm ước tính từ các giả định chưa ai kiểm chứng. Khi người bán kiêm luôn trọng tài, tỷ số sẽ luôn nghiêng về người bán.
3. Nếu kết quả không đến thì sao?
Công ty nào cũng vẽ ra thành công. Hãy hỏi hợp đồng nói gì về trường hợp ngược lại.
Câu trả lời tốt nêu một hệ quả thương mại cụ thể: khoản thanh toán giảm xuống hoặc không phát sinh, hoặc có một giai đoạn khắc phục được xác định rõ mà công ty tự chịu chi phí. Họ phải chỉ ra được đúng điều khoản đó.
Câu trả lời đáng ngại là lời trấn an thay cho điều khoản: "Chuyện đó chưa từng xảy ra với chúng tôi", hoặc một phụ lục lặng lẽ biến phần thiếu hụt thành hợp đồng thứ hai. Nếu thất bại không làm công ty mất gì, bạn đang gánh toàn bộ rủi ro còn họ chỉ gánh cái máy chiếu.
4. Ai trực tiếp triển khai, những người tôi đã gặp hay nhà thầu phụ?
Nghề tư vấn có một lối mòn quen thuộc: lãnh đạo đi bán, còn một đội hình xoay vòng đi làm. Không phải lúc nào cũng tệ, nhưng bạn xứng đáng được biết trước khi ký.
Câu trả lời tốt nêu tên người phụ trách triển khai, đưa người đó vào phòng ngay từ giai đoạn đánh giá, và để bạn phỏng vấn trực tiếp. Hãy hỏi người đó đang cùng lúc phụ trách bao nhiêu khách hàng khác; nhiều hơn ba thì đó là lịch chạy việc, không phải cam kết.
Câu trả lời đáng ngại giữ đội ngũ ở dạng trừu tượng: "bộ phận triển khai của chúng tôi", "các đối tác được chứng nhận". Nếu công ty không chịu nêu tên người, hãy mặc định người sẽ đổi theo từng tháng.
5. Đội của tôi sẽ phải làm những gì?
Không dự án tự động hóa nào thành công khi khách hàng chỉ đứng xem, và công ty nào hứa điều ngược lại là đang chuẩn bị thất bại trong im lặng.
Câu trả lời tốt cụ thể đến mức hơi khó chịu: một người phụ trách nội bộ có tên, bốn đến sáu giờ mỗi tuần từ các trưởng bộ phận có quy trình bị thay đổi, quyền truy cập dữ liệu ngay tuần đầu, quyết định được trả lời trong vài ngày. Công ty dám đòi hỏi cam kết thật thường là công ty đã từng triển khai thật.
Câu trả lời đáng ngại là "chúng tôi lo hết từ đầu đến cuối". Lời hứa đó nghe như tận tụy nhưng vận hành như khoảng cách: sáu tháng sau, một hệ thống không ai trong công ty bạn hiểu sẽ lặng lẽ bị bỏ xó.
6. Việc gì các anh chị sẽ không nhận?
Những lời từ chối của một công ty nói lên nhiều điều hơn danh sách khách hàng tham chiếu của họ.
Câu trả lời tốt vạch ra ranh giới thật: kết quả không thể quy ra tiền trong một khoảng thời gian hợp lý, dự án mà dữ liệu không được phép rời khỏi hệ thống của bạn, tiến độ ngắn hơn một chu kỳ đo lường công bằng. Công ty biết từ chối là công ty có phương pháp, và phương pháp đó chính là thứ bảo vệ bạn.
Câu trả lời đáng ngại là "chúng tôi chuyển đổi toàn diện mọi phòng ban". Một công ty không có vùng ngoại lệ thì không có phương pháp, chỉ có sự thèm hợp đồng.
7. Hợp đồng này kết thúc thế nào?
Hãy hỏi về cái kết ngay từ ngày đầu.
Câu trả lời tốt mô tả một trạng thái kết thúc rõ ràng: đội của bạn tự vận hành hệ thống, tài liệu nằm trong tay bạn, công cụ đặt dưới tài khoản bạn sở hữu, và mọi hỗ trợ về sau được định giá như một lựa chọn chứ không phải một sự lệ thuộc.
Câu trả lời đáng ngại là không có cái kết nào, một hợp đồng mở vô thời hạn trong đó nhà tư vấn trở thành một bộ phận thường trực của công ty bạn. Sự lệ thuộc là mô hình doanh thu của họ; nó không nên mặc nhiên trở thành mô hình chi tiêu của bạn.
Mẫu số chung của cả bảy câu
Mỗi câu hỏi đều ép cùng một cuộc trao đổi: bằng chứng trước cam kết, điều khoản trước lòng tin. Công ty sống bằng triển khai sẽ vượt qua dễ dàng, vì bản chẩn đoán, cách đo, đội ngũ có tên và lối ra vốn là cách họ vẫn làm việc. Công ty sống bằng bán hàng sẽ khựng lại, vì mỗi câu hỏi đều kéo quyết định ra xa buổi thuyết trình và tiến gần về phía bằng chứng.
Đây cũng là chuẩn mực chúng tôi tự đặt cho mình tại Qonnex: phần phân tích và rà soát chiến lược là miễn phí; sau đó, bạn không phải trả tiền nếu không có khoản tiết kiệm được kiểm chứng. Toàn bộ trình tự được mô tả tại trang cách thức hoạt động. Nhưng bảy câu hỏi trên không thuộc về riêng ai, và chúng hiệu nghiệm với mọi công ty bạn đang cân nhắc, kể cả chúng tôi. Hãy hỏi ở mọi nơi, theo cùng một thứ tự, và ghi lại câu trả lời. Bảng so sánh đó thường sẽ tự đưa ra quyết định thay bạn.