Từ phân tích đến tiết kiệm được kiểm chứng trong 90 ngày

90 ngày là một quý. Đủ dài để xây hai quy trình tự động hóa, chạy trọn một giai đoạn đo lường, và đặt một con số đã kiểm chứng lên bàn của bộ phận tài chính. Nhưng không đủ dài để chuyển đổi cả một doanh nghiệp, và đơn vị nào hứa điều ngược lại là đang bán một tấm lịch mà họ không giữ nổi.

Dưới đây là quý đầu tiên của một dự án trả theo kết quả trông ra sao trong thực tế, theo từng tuần, kể cả những đoạn trục trặc.

Tuần 1-2: phân tích và rà soát chiến lược

Dự án mở màn bằng chẩn đoán, không phải bằng một bộ slide khai trương. Đơn vị tư vấn vẽ lại cách công việc thực sự chảy qua doanh nghiệp: ai chạm vào một đơn hàng, một hóa đơn, một yêu cầu hỗ trợ, và giờ công đọng lại ở đâu. Dữ liệu mẫu được lấy thẳng từ hệ thống thật, và những người trực tiếp làm việc được phỏng vấn, vì sơ đồ tổ chức chưa bao giờ trùng khớp với luồng công việc thật.

Kết quả là một danh sách xếp hạng, thường từ tám đến mười hai quy trình có thể tự động hóa, mỗi mục kèm ước tính hiệu quả bằng giờ công và tiền. Phân bố lúc nào cũng lệch hẳn về một phía. Ở phần lớn doanh nghiệp chúng tôi từng phân tích, hai quy trình đứng đầu chiếm hơn một nửa tổng mức tiết kiệm dự kiến. Chính độ dồn đó khiến một kế hoạch 90 ngày trở nên khả thi.

Hai tuần này khép lại bằng buổi rà soát chiến lược: ban lãnh đạo xem danh sách xếp hạng, các giả định đằng sau từng con số, và khuyến nghị nên bắt đầu từ đâu. Tại Qonnex, phần phân tích và buổi rà soát chiến lược là miễn phí; sau đó, bạn không trả gì trừ khi có khoản tiết kiệm đã được kiểm chứng. Cơ chế cụ thể nằm ở trang cách chúng tôi làm việc, và điểm khởi đầu là chính bản phân tích.

Tuần 3-4: thỏa thuận và mốc chuẩn

Đây là hai tuần kém hào nhoáng nhất, và quan trọng nhất. Hai bên ký thỏa thuận và chốt mốc chuẩn: chi phí hiện tại, thời gian xử lý hiện tại, khối lượng hiện tại, viết ra giấy từ chính số liệu của khách hàng.

Hãy chuẩn bị cho bất ngờ đầu tiên ở đây. Mọi đợt chốt mốc chuẩn chúng tôi từng làm đều lộ ra ít nhất một con số mà công ty vẫn tin nhưng hệ thống của chính họ không chứng minh được. Số đơn hàng trong phần mềm vận hành lệch với bảng tính của kế toán. Hai lần xuất cùng một báo cáo chênh nhau vài trăm dòng. Một khoản chi phí ai cũng thuộc lòng hóa ra là ước tính từ ba năm trước.

Chuyện này là bình thường, và đó là lý do việc chốt mốc chuẩn được dành trọn hai tuần thay vì một buổi chiều. Đối chiếu những con số đó rất chậm, nhưng một mốc chuẩn mà cả hai bên cùng tin là nền móng cho mọi thứ phía sau. Một khoản tiết kiệm được kiểm chứng chỉ đáng tin ngang với bức tranh "trước khi làm" mà nó được so vào.

Tuần 5-8: hai quy trình tự động hóa đầu tiên

Triển khai bắt đầu với hai quy trình, không phải năm. Hai là đủ để tạo khác biệt và đủ ít để làm cho tử tế. Quy trình thứ nhất thường chạy quanh tuần thứ sáu, quy trình thứ hai trước cuối tuần thứ tám, mỗi cái đều thí điểm với một nhóm nhỏ trước khi mở rộng.

Có hai chuyện xảy ra đủ thường xuyên để phải đưa sẵn vào kế hoạch.

Thứ nhất, một trong hai quy trình lúc nào cũng phải làm lại. Không phải vì xây ẩu, mà vì lần đầu chạm khối lượng thật sẽ lộ ra những ngoại lệ chưa ai ghi lại: nhà cung cấp trình bày hóa đơn theo kiểu riêng, bước duyệt chỉ tồn tại trong đầu một nhân viên kỳ cựu. Hãy dự trù khoảng một tuần làm lại trong lịch. Nếu không cần đến, lịch dôi ra một tuần; nếu cần, không ai phải hoảng.

Thứ hai, mức độ sử dụng giảm trước khi tăng. Quanh tuần thứ bảy, con số sử dụng thường tụt xuống vì đội ngũ âm thầm chạy song song quy trình cũ để đối chiếu hệ thống mới với phán đoán của chính họ. Trên biểu đồ trông như thất bại, nhưng thực ra đó là dấu hiệu lành mạnh nhất có thể có: mọi người đang kiểm tra hệ thống trước khi tin nó. Đội nào bỏ qua nhịp trũng này thường không phải đã tin tưởng, mà chỉ đang làm theo lệnh.

1. 1Tuần 1-2: phân tích và rà soát chiến lược
2. 2Tuần 3-4: ký thỏa thuận, chốt mốc chuẩn
3. 3Tuần 5-8: xây và đưa vào chạy hai quy trình tự động hóa đầu tiên
4. 4Tuần 9-12: giai đoạn đo lường, những con số được kiểm chứng đầu tiên

Tuần 9-12: giai đoạn đo lường mở ra

Khi cả hai quy trình đã chạy ổn định, giai đoạn đo lường bắt đầu: một khoảng thời gian cố định, đã thống nhất từ tuần thứ ba, trong đó chi phí thực tế được so với mốc chuẩn đã chốt, từng dòng một.

Con số kiểm chứng đầu tiên thường nhỏ hơn dự phóng và lớn hơn mức những người hoài nghi chờ đợi. Theo kinh nghiệm của chúng tôi, giai đoạn đo đầu tiên kiểm chứng được khoảng hai phần ba con số dự kiến, phần chênh lệch nằm ở giai đoạn khởi động: các quy trình chỉ đạt đủ công suất khi giai đoạn đo đã đi được một đoạn. Giai đoạn đo thứ hai, chạy sau khi quý kết thúc, thường lấp gần hết khoảng chênh đó.

Điều quan trọng hơn độ lớn của con số đầu tiên là chất lượng của nó. Khách hàng rà lại phép tính trước khi bất cứ khoản nào được quyết toán. Từng dòng đều truy được về hệ thống gốc. Khi giám đốc tài chính có thể tự lần theo phép tính từ mốc chuẩn đến kết quả mà không phải tin lời ai, dự án đã tạo ra tài sản giá trị nhất của nó: một bộ máy đo lường mà cả hai bên cùng tin.

90 ngày chứng minh được gì, và không chứng minh được gì

Hết quý, hai quy trình tự động hóa đang chạy, mốc chuẩn đã chốt, và con số kiểm chứng đầu tiên đã tồn tại. Có lẽ mới hai trong mười quy trình đáng làm được chạm tới. Doanh nghiệp chưa được chuyển đổi, và vốn dĩ chưa bao giờ có thể trong ngần ấy thời gian.

90 ngày đủ để kiểm chứng hướng đi. Không đủ để hoàn tất việc chuyển đổi một doanh nghiệp, và vốn dĩ chưa bao giờ nhằm mục đích đó.

Thứ mà một quý mua được bền hơn tốc độ: bằng chứng rằng phương pháp chạy được trên số liệu của bạn, trong hệ thống của bạn, với con người của bạn. Những quy trình còn lại trong danh sách xếp hạng giờ chạy qua một bộ máy đã sống sót sau va chạm với thực tế: dữ liệu lộn xộn, một lần làm lại, một nhịp trũng về mức độ sử dụng, và một lần kiểm chứng mà bộ phận tài chính đã ký xác nhận.

Nếu bạn đang cân nhắc một đơn vị hứa chuyển đổi toàn diện trong một quý, hãy hỏi xem kế hoạch đo lường cho tuần thứ chín của họ. Nếu không có, lời hứa đó chỉ là một tấm lịch, không phải một cam kết.